Polityka Prywatności Punkt Czasu Dostawy

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych klientów, kontrahentów oraz użytkowników usług świadczonych przez Punkt Czasu Dostawy z siedzibą w Polsce (dalej: „Punkt Czasu Dostawy”, „my”, „nas”, „administrator”).

1.2. Polityka Prywatności ma zastosowanie w szczególności do:

• usług transportu i logistyki,
• obsługi zleceń przewozowych i magazynowych,
• kontaktu telefonicznego, mailowego oraz za pośrednictwem formularzy kontaktowych,
• wszelkich innych form współpracy związanych z działalnością w kategorii transport i logistyka.

1.3. Administratorem danych osobowych jest Punkt Czasu Dostawy działający na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.4. Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W związku z naszą działalnością w obszarze transportu i logistyki możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer KRS lub inny identyfikator przedsiębiorcy,
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres siedziby,
• dane dotyczące realizacji usług: adresy załadunku i rozładunku, informacje o przesyłkach, numer zlecenia, informacje o kontaktowych osobach do odbioru/dostawy,
• dane płatnicze i rozliczeniowe: numer rachunku bankowego, dane na fakturach,
• dane dotyczące komunikacji: treść korespondencji mailowej, informacje przekazywane telefonicznie lub za pośrednictwem formularzy kontaktowych,
• w przypadku kierowców i osób realizujących zlecenia – dane niezbędne do obsługi zleceń transportowych (np. imię i nazwisko kierowcy, numer telefonu, numer rejestracyjny pojazdu).

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w wielu przypadkach jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy, przygotowania oferty, udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub realizacji obowiązków prawnych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

(a) Zawarcie i wykonanie umowy transportu/logistyki

• przygotowanie i przedstawienie oferty,
• przyjmowanie i realizacja zleceń transportowych i logistycznych,
• obsługa reklamacji i roszczeń związanych z realizacją umów. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do zawarcia i wykonania umowy).

(b) Wypełnienie obowiązków prawnych

• prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej,
• przechowywanie dokumentów wymaganych przez prawo (m.in. dokumentacja transportowa, faktury). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze).

(c) Prawnie uzasadnione interesy administratora

• zapewnienie bezpieczeństwa realizacji usług i obrotu gospodarczego,
• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
• wewnętrzna administracja, raportowanie, analiza efektywności usług,
• bieżący kontakt z klientami i kontrahentami. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

(d) Marketing bezpośredni (np. wysyłka informacji o ofercie do obecnych klientów, kontakt telefoniczny w celu przedstawienia oferty) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora), przy czym w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy o świadczeniu usług drogą elektroniczną i prawo telekomunikacyjne – również na podstawie zgody.

(e) Udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane do nas

• obsługa formularzy kontaktowych,
• obsługa zapytań mailowych i telefonicznych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi i utrzymywaniu kontaktu z zainteresowanymi osobami) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli zapytanie dotyczy umowy lub jest z nią bezpośrednio związane.

(f) Przetwarzanie danych na podstawie zgody

• przesyłanie treści marketingowych do osób, które nie są naszymi klientami,
• inne cele wyraźnie wskazane w treści zgody. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą).

4. Okres przechowywania danych

4.1. Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, w jakim zostały zebrane, w szczególności:

• przez czas trwania umowy oraz rozpatrywania ewentualnych roszczeń z nią związanych,
• przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego),
• do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego,
• w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do momentu jej wycofania.

4.2. Po upływie powyższych okresów dane są usuwane, anonimizowane lub przechowywane w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dotyczą, o ile jest to dopuszczalne prawem.

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. W związku z realizacją usług transportu i logistyki możemy przekazywać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

• przewoźnicy, spedytorzy, podwykonawcy oraz inne podmioty współpracujące przy realizacji zleceń transportowych i logistycznych,
• firmy kurierskie, magazyny, operatorzy logistyczni,
• biura rachunkowe, doradcy podatkowi i prawni,
• dostawcy systemów informatycznych, hostingu, usług chmurowych oraz inni dostawcy usług IT,
• banki i instytucje finansowe w zakresie niezbędnym do realizacji płatności,
• organy publiczne i administracyjne, sądy, organy ścigania – w zakresie, w jakim jest to wymagane przepisami prawa.

5.2. Odbiorcy danych przetwarzają dane wyłącznie na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych lub na podstawie obowiązujących przepisów prawa i wyłącznie w celach zgodnych z niniejszą Polityką Prywatności.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

6.1. Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich (poza EOG). Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach doszłoby do takiego przekazania, nastąpi ono wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, zgodnie z rozdziałem V RODO, w szczególności:

• na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony,
• przy zastosowaniu standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• z zastosowaniem innych odpowiednich środków ochrony danych.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych,
• prawo żądania sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do przenoszenia danych do innego administratora (w przypadkach przewidzianych prawem),
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem).

7.2. W celu skorzystania z przysługujących praw należy skontaktować się z nami, korzystając z danych kontaktowych udostępnionych w dokumentach firmowych lub na naszej stronie/ materiałach informacyjnych.

7.3. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje ponadto prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w Polsce, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

8. Bezpieczeństwo danych osobowych

8.1. Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczające dane przed dostępem osób nieupoważnionych, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem lub nieuprawnionym ujawnieniem.

8.2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez Punkt Czasu Dostawy oraz podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie, które zobowiązane są do zachowania poufności i przetwarzania danych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9. Pliki cookies i technologie śledzące (jeśli dotyczy)

9.1. Jeżeli korzystamy ze strony internetowej lub systemów online, możemy wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony i usług online,
• dostosowania treści do preferencji użytkownika,
• prowadzenia statystyk odwiedzin i analizy sposobu korzystania z serwisu.

9.2. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej, w tym ograniczyć lub wyłączyć zapisywanie cookies. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

10. Zmiany Polityki Prywatności

10.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu przetwarzania danych osobowych lub rozwoju naszych usług transportowych i logistycznych.

10.2. Zaktualizowana treść Polityki Prywatności będzie stosowana od chwili jej opublikowania lub udostępnienia w inny właściwy sposób.

11. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

11.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez Punkt Czasu Dostawy, w tym w celu realizacji swoich praw, można się z nami skontaktować za pomocą danych kontaktowych wskazanych w umowie, korespondencji lub na naszych materiałach informacyjnych.